廣聯(lián)達(dá)系統(tǒng)分包管理上線應(yīng)用總結(jié)

第一部分  系統(tǒng)上線回顧

一、概述

公司在建項(xiàng)目數(shù)不斷加大，業(yè)務(wù)量不斷提高，公司管理流程亟待通過信息化手段提升公司管理水平，信息化主要目標(biāo)：①公司管理制度及管理要求通過系統(tǒng)可以落地應(yīng)用，規(guī)范過程管理（如物資用量管控）；②成本管理能夠通過系統(tǒng)落地應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)成本核算；③數(shù)據(jù)一源多用，不增加人員重復(fù)工作；圍繞項(xiàng)目廣聯(lián)達(dá)實(shí)施團(tuán)隊(duì)于自2020年初啟動甘肅華成PM物資管理板塊實(shí)施工作，至今已使用一年，在公司領(lǐng)導(dǎo)的決策下基于廣聯(lián)達(dá)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的其他業(yè)務(wù)板塊分為兩期上線應(yīng)用，一期為勞務(wù)分包、專業(yè)分包管理、二期為：收入合同管理、機(jī)械設(shè)備管理、成本管理、資金管理、生產(chǎn)及工期管理。

目前實(shí)施結(jié)算為第二期分包管理的實(shí)施：在期間完成以下實(shí)施階段，包括：策劃啟動、方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)培訓(xùn)、試點(diǎn)上線，2021年5月21日，我們對公司層的勞務(wù)管理、預(yù)算成本部、材設(shè)部等相關(guān)職員進(jìn)行培訓(xùn)，并按照合同約定的兩個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)并完成系統(tǒng)練習(xí)及測試，目前已完成系統(tǒng)所需要的業(yè)務(wù)方案確認(rèn)、人員培訓(xùn)及系統(tǒng)配置，截止現(xiàn)在可啟動正式上線。

二、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度

1、方案設(shè)計(jì)

包業(yè)務(wù)方案簡要介紹：

• 分包工程計(jì)劃管理：操作崗：項(xiàng)目施工員

項(xiàng)目部預(yù)算員根據(jù)現(xiàn)場施工節(jié)點(diǎn)提前60天發(fā)起分包工程計(jì)劃(并線下執(zhí)行輸出施工方案通過附件上傳系統(tǒng)）進(jìn)行線上審批，審批通過后由甘肅華成材設(shè)部或勞務(wù)公司線下組織招標(biāo)；

• 分包管理審批及登記：操作崗：項(xiàng)目勞務(wù)員

需簽署合同后在系統(tǒng)中通過上傳的合同范本擬定最終確認(rèn)的分包合同，發(fā)起分包合同審批作為改分包商履約的依據(jù)；

• 分包預(yù)算管理：操作崗：項(xiàng)目勞務(wù)員、預(yù)算員；

分包合同簽訂后項(xiàng)目部將分包合同約定的任務(wù)清單在系統(tǒng)中分包預(yù)算管理中進(jìn)行錄入，作為后期分包與預(yù)算成本部預(yù)算員核對完成產(chǎn)值的依據(jù)

• 合同外類型分類：操作崗：預(yù)算成本部對應(yīng)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目預(yù)算

對于分包合同外的內(nèi)容分為：分包變更、分包索賠、分包任務(wù)單、計(jì)時(shí)工單、獎(jiǎng)罰單務(wù)種類型，其中索賠單為雙向索賠，分包與項(xiàng)目部索賠則通過《負(fù)數(shù)》的方式處理并通過分包月度階段結(jié)算單《扣減》索賠金額。

• 分包預(yù)結(jié)算：操作崗：預(yù)算成本部對應(yīng)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目預(yù)結(jié)算

每月25號現(xiàn)場施工員與預(yù)算成本部預(yù)算員上報(bào)分包產(chǎn)值，預(yù)算員線下核算通過后將結(jié)果在系統(tǒng)中通過結(jié)算成本部預(yù)算員在系統(tǒng)分包預(yù)結(jié)算中統(tǒng)計(jì)分包《實(shí)際》完成產(chǎn)值。

• 分包結(jié)算掛賬:操作崗：材設(shè)部、勞務(wù)公司

當(dāng)分包付款時(shí)需要先由公司材設(shè)部、勞務(wù)公司對分包進(jìn)行掛賬，在系統(tǒng)中拾取預(yù)算成本部合同內(nèi)統(tǒng)計(jì)的產(chǎn)值及合同外記錄的各類型費(fèi)用，并上傳分包的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票作為后期發(fā)起付款的依據(jù)；

• 付款申請單:材設(shè)部專業(yè)分包由材設(shè)部采購員發(fā)起，勞務(wù)分包由勞務(wù)公司勞務(wù)員發(fā)起

項(xiàng)目需對分包付款時(shí)，相關(guān)職員在系統(tǒng)中通過選擇合同及掛賬結(jié)算單作為付款依據(jù)，并通過合同的付款比例發(fā)起付款。

系統(tǒng)管控參數(shù)：

1、分包商安全生產(chǎn)許可證到期或?yàn)榭詹辉试S簽訂合同

2、專業(yè)分包證書和證件有效日期過期或?yàn)榭諘r(shí)不能簽訂合同和辦理結(jié)算

3、合同金額控掛賬累計(jì)金額

4、掛賬量不能超合同量

5、分包預(yù)算金額不能超分包合同金額

6、分包掛賬金額控付款金額

第二部分  系統(tǒng)培訓(xùn)及后續(xù)模塊的簡述

一、培訓(xùn)內(nèi)容

1、按照培訓(xùn)策劃上的工作安排，自2021年5月18日開始至2021年5月21日結(jié)束。

2、培訓(xùn)內(nèi)容分為系統(tǒng)后臺培訓(xùn)及系統(tǒng)前臺培訓(xùn)：后臺培訓(xùn)人員作為后續(xù)維護(hù)系統(tǒng)的組織、人員、流程、權(quán)限及打印表單的維護(hù)，培訓(xùn)次數(shù)分為2場培訓(xùn)，第一次對于系統(tǒng)的組織、人員、權(quán)限、系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行培訓(xùn)、第二次根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需求培訓(xùn)系統(tǒng)的審批流程設(shè)置，系統(tǒng)打印表單設(shè)置；

系統(tǒng)前臺培訓(xùn)：分別對公司層材設(shè)部、勞務(wù)公司、預(yù)算成本部及兩個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目人員進(jìn)行分包管理的（分包工程計(jì)劃、分包合同登記、分包預(yù)算編制、分包合同外（變更、簽證、零工、獎(jiǎng)罰）分包月度結(jié)算、分包掛賬、分包付款）等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，對于試點(diǎn)項(xiàng)目部及公司分別組織三場，培訓(xùn)節(jié)奏：前期介紹系統(tǒng)的整體流程及系統(tǒng)的關(guān)鍵階段及系統(tǒng)操作演示，最終根據(jù)輸出的練習(xí)題逐個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行演練。

二、培訓(xùn)情況總結(jié)

1、基本達(dá)到了培訓(xùn)目標(biāo)，即參與培訓(xùn)人員基本了解整體業(yè)務(wù)框架及系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)管控邏輯及數(shù)據(jù)關(guān)系，項(xiàng)目部人員及分公司內(nèi)訓(xùn)師大都能夠完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的操作。

2、培訓(xùn)紀(jì)律基本達(dá)標(biāo)，絕大部分人員都能夠按照培訓(xùn)要求準(zhǔn)時(shí)參與培訓(xùn)，課堂認(rèn)真聽講，緊跟講師節(jié)奏。但是在蘭州交通大學(xué)時(shí)間項(xiàng)目培訓(xùn)時(shí)由于項(xiàng)目上現(xiàn)場施工作業(yè)繁忙，因此未能完成整個(gè)業(yè)務(wù)線的操作。值得表揚(yáng)的是，在本次培訓(xùn)中發(fā)現(xiàn)了公司預(yù)算成本部的優(yōu)秀學(xué)員，能將業(yè)務(wù)的理解與系統(tǒng)的管控邏輯進(jìn)行相結(jié)合，并積極的進(jìn)行提問，只需多進(jìn)行操作練習(xí)熟悉系統(tǒng)后可擔(dān)任預(yù)算成本部的軟件操作推廣工作。

三、系統(tǒng)應(yīng)用上線情況說明

項(xiàng)目部勞務(wù)分包及專業(yè)分包作為項(xiàng)目施工現(xiàn)場的兩點(diǎn)核心業(yè)務(wù)線，在上線系統(tǒng)后對于分包管理進(jìn)行規(guī)范、理順、替代、算清、協(xié)助項(xiàng)目層領(lǐng)導(dǎo)、公司職能部門及領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

1、規(guī)范

規(guī)范單位分類與編碼、分包費(fèi)編碼、分包費(fèi)用名稱。

2、理順

優(yōu)化關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程處理方式，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，規(guī)范各崗位的職責(zé)范圍。

3、替代

替代部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，讓系統(tǒng)嵌入到日常工作中去，相應(yīng)報(bào)表能夠通過軟件系統(tǒng)直接打印等工作，減輕手工負(fù)擔(dān)，提升工作效率。

4、算清

算清項(xiàng)目日常發(fā)生的結(jié)果數(shù)據(jù)，如項(xiàng)目分包實(shí)際成本、各種業(yè)務(wù)帳、如：算請每個(gè)分包單位分包商的完成產(chǎn)值、分為合同內(nèi)履約的內(nèi)容、合同外的指派的任務(wù)、付款情況及欠付情況等。

5、協(xié)助分析

管理過程中借助系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析業(yè)務(wù)處理的問題所在，并進(jìn)行深入追溯，及時(shí)解決問題，減少項(xiàng)目損失，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，通過項(xiàng)目與分包商簽訂的合同輸出各分包商的價(jià)格臺賬。

四、后續(xù)系統(tǒng)上線的業(yè)務(wù)板塊簡述

作為項(xiàng)目管理的核心管控線，軟件分為對外（甲方履約）、內(nèi)部成本管控（目標(biāo)責(zé)任成本）、支出的履約（物資費(fèi)、機(jī)械費(fèi)、人工費(fèi)、分包費(fèi)、其他費(fèi)用）的三大塊，目前上線的分包管理只是支出方的兩條業(yè)務(wù)線，在第二期上線系統(tǒng)后作對于收入、目標(biāo)、支出進(jìn)行對維護(hù)的成本管控及成本分析。詳見下方流程圖。